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以計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)為核心的信息技術(shù)的發(fā)展把檔案帶進(jìn)了電子時代。今天，絕大多數(shù)單位新形成的檔案都是電子檔案，電子檔案已成為我國新形成檔案的主體；特別是大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)，又把中國帶進(jìn)了智能化社會、智慧社會的新時代。

在這個技術(shù)背景下，電子檔案管理和檔案工作今后將從之前的“選擇性管理”時代，快速發(fā)展向未來的“全部性管理”時代。也就是說，我國檔案工作面臨著一個從“選時代”到“全時代”的全新蛻變和全面改變。

檔案工作的這一轉(zhuǎn)折，將是人類幾千年來檔案工作中的一次最偉大、最重要的轉(zhuǎn)折與蛻變。在未來的幾年、十幾年內(nèi)，“全時代”將不斷地覆蓋、代替“選時代”，“選時代”必將逐漸地退出歷史舞臺，“時代”必將逐漸占據(jù)主導(dǎo)地位，在全社會大行其道。

由古至今，檔案在中國都是以甲骨、竹木、金石、絲帛、紙張等為載體的。這些載體由于材質(zhì)所限，手工查找起來比較費(fèi)力，所以，幾千年來，對這些檔案都實(shí)行“選擇性管理”，也就是立檔單位選重要的、典型的單位建立檔案，而每個單位的檔案再選重要的、有代表性的檔案歸檔或永久留存，對已歸檔的檔案只能進(jìn)行有選擇性的部分開發(fā)。我把這稱為檔案管理的“選時代”，即“選擇性管理”的時代。這個時代在中國已經(jīng)延續(xù)了至少3000多年。

而在檔案主要以電子文件為載體的今天，由于電子檔案體積比較小，電子檢索也很容易。特別重要的是，現(xiàn)在已進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時代、云計算時代、人工智能時代、智慧管理時代，在這個時代，任何數(shù)據(jù)或檔案都不是無用的，它都是大數(shù)據(jù)的一部分，都可以給依據(jù)大數(shù)據(jù)所作的科學(xué)分析、科學(xué)預(yù)測、定向推送、人工智能、智慧管理等作出貢獻(xiàn)。因此，今后對電子檔案就應(yīng)該進(jìn)行“全部性管理”，而無需再進(jìn)行“選擇性管理”。即不管它是誰形成的，不管它是哪一類檔案，除了重復(fù)的和同本單位無關(guān)的以外，都應(yīng)全部留存下來，作為電子檔案管理，讓它成為大數(shù)據(jù)，并把它作為大數(shù)據(jù)來進(jìn)行全信息、智慧性的開發(fā)。

實(shí)行“全部性管理”的理由

我的這一認(rèn)識，是我從事檔案工作30多年來的最新認(rèn)識，也可能是到目前為止有別于其他人的獨(dú)一認(rèn)識。它建立在以下幾個方面的理由之上。

1. 檔案學(xué)理論

最近七八十年以來，很多檔案學(xué)家都認(rèn)為檔案價值具有多重性和不確定性，檔案價值鑒定難。我也曾總結(jié)過，檔案價值具有多方面性，它既對檔案的形成者有利用價值，又對檔案的涉及者（包括直接涉及者和間接涉及者）有利用價值，還對檔案的研究者（包括收藏愛好者）有利用價值，也對檔案的所有者即國家和社會有利用價值。對本單位無用的檔案，可能對全社會有用；對自己無用的，可能對別人有用；對今天無用的，可能對明天有用；對國家或單位無用的，可能對家庭或個人有用；表面看無用的，可能實(shí)際上有用。檔案的這種多重價值或多方面價值就使檔案的“選擇性管理”漏洞百出，捉襟見肘，無法應(yīng)付。只有“全部性管理”才能適應(yīng)檔案價值多重性的需要，才能滿足未來利用者的各方面需求。

2. 檔案工作實(shí)踐

我們在多年的檔案工作實(shí)踐中會經(jīng)常遇到這樣的情況：過去沒有留存下來的檔案現(xiàn)在卻有人來用，但檔案部門提供不出來；有一些塵封了幾十年從未有人用過的檔案，后來因為黨和政府某項惠民政策的出臺而突然熱起來，利用者蜂擁而至；有的單位的檔案部門還因為某些材料當(dāng)年沒有歸檔，現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)要用但提供不出來而導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)不再重視檔案工作。這些我們身邊經(jīng)常出現(xiàn)、反復(fù)出現(xiàn)的事實(shí)，這些檔案工作實(shí)踐中一再發(fā)生、不斷發(fā)生的實(shí)際案例，讓我們對檔案的“選擇性管理”產(chǎn)生了懷疑，覺得它失靈了，不切實(shí)際了，需要調(diào)整補(bǔ)充了。因為我們實(shí)在不知道哪塊云彩會有雨、哪件檔案會有用，不知道選留哪一件檔案才能萬無一失。因為既然是選，就有可能選不準(zhǔn)，就不可能做到萬無一失。所以，我們轉(zhuǎn)而被迫采取“全部性管理”的辦法來加以應(yīng)對和預(yù)防。

3. 部分信息企業(yè)的做法

2014年，我參觀過一家馳名國內(nèi)外的電子商務(wù)公司，通過介紹得知，他們從公司設(shè)立起，沒有一份電子交易數(shù)據(jù)被銷毀，而是全部作為電子檔案復(fù)制3套，分別存放在3處不同的地方。他們表示，在大數(shù)據(jù)時代，每一個電子數(shù)據(jù)對企業(yè)都是財富，而不是包袱。他們可以根據(jù)電子數(shù)據(jù)也就是電子檔案，預(yù)測消費(fèi)趨勢、引領(lǐng)消費(fèi)潮流、得到新的財富、形成新的拓展。他們的這種看法和做法，對我這個專業(yè)檔案工作者的傳統(tǒng)思維產(chǎn)生了巨大的沖擊，讓我做出了根本改變。從那以后，我就在很多場合宣傳對電子檔案要“全部留”，而不再像過去那樣“選著留”。我想，其他的檔案工作者知道了這家公司的理念和做法后，心理的沖擊應(yīng)該也會和我是一樣的，看法也應(yīng)該和我一樣會發(fā)生轉(zhuǎn)變。

4. 國內(nèi)外檔案界和信息界的做法

國外有的檔案館或圖書館不但把各單位的網(wǎng)站信息全部歸檔保存，有的甚至著手把全體公民的電子信息即社交媒體的信息也全部歸檔保存，以便為這個時代留下完整的社會記憶。2018年，美國出臺新規(guī)定，要求總統(tǒng)個人推特的所有推文也要作為國家檔案而全部歸檔管理。2019年，我國的國家圖書館也開始著手同騰訊等網(wǎng)絡(luò)公司合作，把我國公民公開發(fā)布在微博、微信上的所有信息全部歸檔，留存后世，供未來的公眾利用。可以說，對電子檔案實(shí)行“全部性管理”在國際上已經(jīng)出現(xiàn)，并有日益擴(kuò)大之勢；在國內(nèi)，圖書部門也將要部分地去做。對此，我們檔案工作者不能熟視無睹、無動于衷，不能不加以借鑒和應(yīng)用。

5. 國內(nèi)有關(guān)管理部門的實(shí)際要求和管理實(shí)踐

2018年，我從媒體上看到有些工商管理部門為了治理部分企業(yè)的虛假刷單現(xiàn)象，就要求企業(yè)提供其采購、加工、銷售所有環(huán)節(jié)的全部電子數(shù)據(jù)，以確定企業(yè)是否存在虛假刷單。需要注意的是，工商管理部門要求企業(yè)提供的是全部而不是部分的電子數(shù)據(jù)即電子檔案。如果某個企業(yè)的電子檔案不是全部留下來又如何做到全部提供呢？那么企業(yè)豈不是要吃大虧了嗎？還有，很多信息部門、數(shù)據(jù)部門的電子信息、電子數(shù)據(jù)，目前也都是“全部性管理”而不是“選擇性管理”的。這些電子信息、電子數(shù)據(jù)不都是電子檔案嗎？他們對這些電子信息、電子數(shù)據(jù)的管理實(shí)踐，應(yīng)該給我們進(jìn)行電子檔案管理提供范例、提供借鑒。我們應(yīng)該向他們看齊，否則，我們就會落伍，就會被取代。

6. 信息技術(shù)的發(fā)展

今天，信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，完全超出了我們的想象，這迫使我們要迅速轉(zhuǎn)變過去的傳統(tǒng)觀念。

一是目前新形成或新增加的檔案，都是電子檔案，而不再是紙質(zhì)檔案。

二是信息儲存材料的不斷發(fā)展，使得電子信息的密集度越來越高，電子檔案所占空間越來越小，電子檔案由“選擇性管理”到“全部性管理”所帶來的電子檔案數(shù)量的成倍增加，與電子信息儲存密度的大幅度提高相比不足憂慮。也就是說，電子檔案數(shù)量的成倍增加，并不會帶來儲存空間的成倍增加，甚至還會逐步減少。因為電子檔案數(shù)量的增長是算術(shù)級的，而電子載體密度的提高則是幾何級的。這就為我們對電子檔案進(jìn)行“全部性管理”提供了技術(shù)條件，使之具有了現(xiàn)實(shí)可能性。

三是信息檢索速度的不斷迅速提高，使得電子檔案即使成倍增加，其檢索速度也不會變慢，而只會比過去更快；再多的電子檔案也不會擔(dān)心檢索不出來或檢索速度慢。這為對電子檔案進(jìn)行“全部性管理”提供了技術(shù)條件和現(xiàn)實(shí)可能。以上這兩個技術(shù)條件，使對電子檔案實(shí)行“全部性管理”具有了實(shí)際操作性。

四是信息分析和信息運(yùn)用的方法出現(xiàn)了改變。過去受信息技術(shù)的限制，信息分析方法是抽樣分析或典型分析，是由個別推導(dǎo)一般，用部分代表全面。現(xiàn)在的大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)，則是全面分析、全部分析、整體分析，用過去的全部數(shù)據(jù)對過去作全面的描述，這樣對未來的推導(dǎo)就更準(zhǔn)確。使用的數(shù)據(jù)越多、越全面，則推測得越準(zhǔn)確、越科學(xué)。這樣，每個歷史數(shù)據(jù)都具有現(xiàn)實(shí)價值，都會對未來作出貢獻(xiàn)。比如，儲存有100萬首詩的智能詩人，肯定比只儲存了10萬首詩的智能詩人更會作詩，或作詩更快、更好；儲存有1000萬份病歷的智能醫(yī)生，肯定比只存有100萬份病歷的智能醫(yī)生診斷疾病更準(zhǔn)確；儲存有1億人消費(fèi)數(shù)據(jù)或出行數(shù)據(jù)的智能機(jī)器人，在預(yù)測消費(fèi)趨勢或出行趨勢方面，肯定比只存有1000萬人消費(fèi)或出行數(shù)據(jù)的智能機(jī)器人更精確。這不僅讓電子檔案“全部性管理”具有可能性，而且更讓它成為必要、成為必然、成為必須。這就是我主張電子檔案應(yīng)該實(shí)行“全部性管理”的最大理由和最根本原因。因為在這種新技術(shù)條件下，每一份電子檔案都不會是無用的，而都是有用的、有價值的，是值得對它加以留存和開發(fā)的。比如，商家可以根據(jù)我們每個人的電子購物記錄，得知每個人的購物喜好，從而定向推送商品。這些電子購物記錄積累得越多，定向推送就越精準(zhǔn)。我們每個人點(diǎn)擊一下手機(jī)上的新聞，商家就可以據(jù)此知道你喜歡哪一類新聞，下一步就向你定向推送。這些我們過去看似無用的數(shù)據(jù)、信息都是電子檔案，都是對某個方面有用的，都是具有現(xiàn)實(shí)價值的，都應(yīng)該歸檔保存。當(dāng)然，電子檔案中也會有重復(fù)的，也會有同形成者無關(guān)的，但這些完全可以通過技術(shù)方法，將之屏蔽于電子檔案歸檔范圍之外。

“全部性管理”的內(nèi)容

全部管理電子檔案還只是從“選時代”到“全時代”的一個最為重要的內(nèi)容，而不是全部的內(nèi)容。在我看來，“全部性管理”，或者說“全時代”的“全”，至少包括以下5個“全”，即5個不同的方面。

1. 立檔單位全建檔

檔案主管部門對立檔單位或檔案形成單位的監(jiān)督、指導(dǎo)、幫助的范圍應(yīng)該實(shí)現(xiàn)“全覆蓋”，從而促使所有立檔單位全部建立檔案。過去，檔案主管部門對立檔單位監(jiān)督、指導(dǎo)、幫助的范圍雖然在不斷擴(kuò)大，但至今實(shí)際上還沒有做到“全覆蓋”，而只是按立檔單位的重要程度覆蓋了本行政區(qū)內(nèi)第一層級的黨政機(jī)關(guān)、國有企業(yè)和事業(yè)單位及部分其他層級的單位，其他的則有很多還沒有覆蓋。今后，應(yīng)該進(jìn)一步擴(kuò)大覆蓋面，直至做到“全覆蓋”，也就是對本行政區(qū)域內(nèi)的所有立檔單位，包括黨政機(jī)關(guān)、國有企業(yè)、民營企業(yè)、事業(yè)單位，各種社會組織、宗教團(tuán)體甚至家庭，不分其層級和性質(zhì)都應(yīng)該監(jiān)督、指導(dǎo)、幫助其建立檔案，開展檔案工作。因為，無論是什么性質(zhì)的單位，也無論是哪一層級的單位都會形成檔案，其檔案對形成者以及對全社會都有價值，都能發(fā)揮作用。所以，檔案主管部門都應(yīng)該不分性質(zhì)、不分層級地去監(jiān)督、指導(dǎo)、幫助他們建立檔案，建立檔案工作的一套辦法，從而使每個單位形成的檔案都成為我國國家檔案全宗的一部分。

2. 形成檔案全歸檔

每個立檔單位應(yīng)將本單位形成的和同本單位有關(guān)的電子檔案全部列入歸檔范圍，并全部歸檔。這里所謂的全歸檔，指的是2大類：第一類是由本單位形成的所有電子檔案；第二類是外單位形成的同本單位有關(guān)的所有電子檔案。這兩類電子檔案中，除了重復(fù)的以外，應(yīng)該無選擇地全部列入本單位歸檔范圍，并把它們?nèi)繗w檔、全部管理。

3. 歸檔檔案全留存

各單位已經(jīng)歸檔的檔案，應(yīng)該由檔案館接收的，則移交由檔案館保管留存，檔案館不接收的，本單位自己也要好好保管留存，不要隨意銷毀。首先是各級各類檔案館要擴(kuò)大電子檔案進(jìn)館范圍，對本行政區(qū)內(nèi)所有黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè)和愿意移交檔案的民營企業(yè)與社會組織甚至家庭，以及已撤銷且無新單位承接其檔案的撤銷單位電子檔案，都要全部接收進(jìn)館，長期留存；其次是各立檔單位對檔案館沒有接收的電子檔案要長期保管、長期留存。這樣才能讓所有立檔單位歸檔的電子檔案都有歸屬和流向，都有終身棲息之所，都不會無處安身、散落流失，才能使我國的所有電子檔案全部留存、傳之后世。

4. 留存檔案全備份

在電子檔案安全問題得到根本解決之前，暫時對電子檔案進(jìn)行全部備份。同紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體檔案相比，電子檔案的安全隱患更多、安全系數(shù)更小、安全性更低。電子檔案不但和紙質(zhì)等檔案一樣，懼怕水火、高溫、高濕、蟲、霉及污染造成的損害，還懼怕計算機(jī)病毒、強(qiáng)烈震動、黑客攻擊、軟硬件技術(shù)故障、停電、設(shè)備過時等帶來的損害。還有，紙質(zhì)檔案的信息是肉眼可見的、確定的，改動和消失后是易于發(fā)現(xiàn)的，而電子檔案的信息是不可見的、不確定的，改動和消失后是不易發(fā)現(xiàn)的。總之，電子檔案易于消失、改動和被控制，而且沒有設(shè)備甚至沒有電就讀不出來。而造成以上這些的因素、條件、機(jī)會又有很多，可以說防不勝防，不備份就會吃大虧。所以，在確保電子檔案安全的技術(shù)成熟應(yīng)用之前，凡可備份的電子檔案都應(yīng)該全部備份，特別重要的電子檔案還應(yīng)該異質(zhì)備份，各種備份都應(yīng)異地存放。

對檔案進(jìn)行同一介質(zhì)多套備份在中國有著幾千年的悠久傳統(tǒng)，中國的智者們在3000多年前就提出了檔案的備份制度，要求建立檔案的副本。清代的皇家重要檔案除正本存放在北京的皇史宬外，都將一套副本存放在沈陽故宮，官員的奏折也普遍抄錄一套副本加以保存。中國共產(chǎn)黨在白色恐怖條件下就提出把黨的重要檔案至少存2套，一套供傳達(dá)執(zhí)行用，一套供將來我黨執(zhí)政后編寫黨史用。20世紀(jì)60年代，毛澤東主席專門要求把長江水文檔案復(fù)制多套，存放在幾個不同的地方。新中國檔案工作建立后，老一輩檔案工作者提出了“雙套制”，要求紙質(zhì)打印文件要?dú)w檔保存2套。為什么老一輩們在經(jīng)濟(jì)條件那么艱苦的條件下，還不計成本地搞紙質(zhì)檔案“雙套制”呢？因為他們明白自己的職責(zé)所在、使命所在。檔案人的職責(zé)和使命是什么？就是為國家和人民把檔案齊全完整地長期留存下去。其他的單位、其他的人都可以只講成本而不講備份，而只有檔案人不能，因為我們的職責(zé)和別人不一樣，我們是專門負(fù)責(zé)檔案的長期保存和持續(xù)性利用的，是保護(hù)檔案安全的“守門員”，我們是保障檔案安全的最后屏障和最后一道底線，我們不能人云亦云，我們不能短視，我們不能不負(fù)起自己的責(zé)任，我們不能不承擔(dān)自己的使命！

我是學(xué)歷史的，我喜歡從歷史中吸取教訓(xùn)、獲得教益。歷史的經(jīng)驗告訴我們，檔案不備份不行，備份少了也不行。明永樂年間編撰的《永樂大典》，除正本外，后來只備了不足1套，到500多年后的今天，全世界各國散存的殘本加起來也不到原書的1/20。清乾隆年間編撰的《四庫全書》，一共抄寫了7套，分存在北京、沈陽、杭州等7個不同的地方，200多年過去了，今天只剩下了3套半，如果當(dāng)年不是備份了7套，又放在7個不同的地方，那結(jié)局就難以預(yù)料了。歷史就是這樣活生生地證明，時間是檔案最無情的敵人。在歷史的長河里，各種天災(zāi)，各種人禍，還有自然老化這種不可抗拒、不可逆轉(zhuǎn)的客觀規(guī)律，總會不時地對檔案造成各種損害，單存1套不足以長時期或有效地防止其消失，唯有備份，采用“雙套制”甚至是“多套制”，才能有效地延緩檔案的消失過程，防止其過快地消失。

對檔案進(jìn)行異質(zhì)備份是近代以來照相、電子等新技術(shù)興起后人們普遍采取的新辦法。從20世紀(jì)60年代開始，我國各級檔案館就開始用縮微膠卷拍攝紙質(zhì)檔案，后來又把紙質(zhì)檔案全部掃描成電子圖像，使得紙質(zhì)檔案普遍地又有了縮微、電子等異質(zhì)備份。同時，我們還通過兄弟館互為對方異地備份的辦法，把這些不同介質(zhì)的檔案存放到不同的地點(diǎn)，從而進(jìn)一步提高了紙質(zhì)檔案的安全系數(shù)，使之達(dá)到了歷史上前所未有的安全程度。紙質(zhì)檔案本較電子檔案更安全，但我們大多已經(jīng)實(shí)行了異質(zhì)備份，那么，對安全系數(shù)更低的電子檔案，我們又有什么理由不進(jìn)行異質(zhì)備份呢？

目前，在檔案界流行2個詞：一個叫電子檔案“單套制”，一個叫電子檔案“單軌制”。我對這2個詞的看法是：叫“單套”不如叫“單軌”，“單軌”也不是絕對。

先說叫“單套”不如叫“單軌”，以前我只從字面上看“單套制”這個詞，以為電子檔案只存1套或1份。2020年，我見一家企業(yè)在宣傳電子檔案“單套制”，就問他們的電子檔案是只存1套而不備份嗎？他們說，要備份2～3套存放在不同的地方。我就對他們說，那就不宜叫“單套制”，而應(yīng)叫“單軌制”。因為只是采用電子這種單一介質(zhì)，是介質(zhì)上的“單軌制”，而同時又把一種電子介質(zhì)復(fù)制了2～3套，實(shí)際上是多套的，也可以叫“單軌多套制”，但絕不是“單套制”。所以，叫“單套制”名不符實(shí)，容易讓人產(chǎn)生歧義，并對其他人形成誤導(dǎo)。與其叫“單套制”，不如叫“單軌制”更名副其實(shí)些。這就是叫“單套”不如叫“單軌”。

再說“單軌”也不是絕對。是不是所有電子檔案現(xiàn)在都不用異質(zhì)備份了？我認(rèn)為，對一些重要檔案還是需要異質(zhì)備份一套，以確保檔案的絕對安全。在過去經(jīng)濟(jì)十分困難的條件下，我們的前人尚且搞紙質(zhì)檔案的縮微照相、電子掃描等異質(zhì)備份，今天面對比紙質(zhì)檔案更不安全的電子檔案，我們反而不搞異質(zhì)備份嗎？事實(shí)上，至少在目前，對一些重要的檔案我們還不敢只存一種電子介質(zhì)。即使將來電子檔案安全問題解決了，可能有些特殊的檔案還需要轉(zhuǎn)化為電子以外的其他介質(zhì)。如，一些特殊的證書、證明、執(zhí)照、契約等。即使不從檔案安全的角度，單只從收藏愛好者的角度，電子檔案的紙介質(zhì)都是很有收藏價值的。所以，電子檔案的“單軌制”也不是絕對的。“單軌制”可能會越來越多，越來越普遍，但“多軌制”可能并不會永遠(yuǎn)消失，至少在可預(yù)見的未來5～10年內(nèi)“多軌制”仍將是主流。將來很可能是各立檔單位以“單軌”歸檔，而檔案館則對重要的檔案實(shí)行“多軌”備份、“多軌”留存，也就是把電子檔案轉(zhuǎn)化為縮微或紙質(zhì)等，就像我們現(xiàn)在正在把紙質(zhì)檔案掃描成電子一樣。但不管怎么說，電子檔案是必須實(shí)行全備份的。即只要是歸檔保存的電子檔案就全部同質(zhì)備份2套以上，對極其重要的電子檔案還應(yīng)該用其他介質(zhì)備份至少1套，這樣以策安全，以保長久。

反對備份的人，可能有以下幾個理由：

一是備份成本大。從實(shí)踐來看，古代人們搞同質(zhì)備份，近代以來人們搞異質(zhì)備份，哪個成本也不比今天搞電子檔案備份成本低。為什么前人做了我們不去做呢？是我們比前人更精明，還是更短視呢？我們有必要反省一下。

二是備份沒必要。他們認(rèn)為，檔案的天災(zāi)人禍，短時間內(nèi)不會發(fā)生或發(fā)生的概率很低，所以電子檔案不需備份。那么，每座建筑不可能都會發(fā)生火災(zāi)，但為什么國家一定要對每座建筑都強(qiáng)制性采取各種消防措施呢？一個國家不可能常常打仗，但又為什么都要保持一支常備軍隊呢？其實(shí)，電子檔案的備份就像一座建筑的消防設(shè)施或一個國家的常備軍隊一樣不可缺少。這個道理，不是顯而易見嗎？

三是全備份沒有可能性。他們認(rèn)為，電子檔案全備份，需要大量空間，檔案部門不具備這么大空間。其實(shí)，技術(shù)的迅速發(fā)展，特別是存儲密度的幾何級提高，可以輕松解決這一問題，為電子檔案全備份提供了充分的條件，使之具有現(xiàn)實(shí)的可行性。

我認(rèn)為，電子檔案必須全部同介質(zhì)備份，特別是重要檔案和特殊檔案，在相當(dāng)長的時期內(nèi)還需用縮微膠卷或紙質(zhì)等進(jìn)行不同介質(zhì)備份。各種備份都應(yīng)該異地存放，以策安全。因為在我看來，備份是為了永存，也是一份責(zé)任。不備份，會讓檔案安全失去保證，會讓我們成為歷史罪人！

有人以為，電子檔案的法律作用得到確認(rèn)后就無需異質(zhì)備份了，這是一種誤解。在電子圖書剛興起之初，就有人認(rèn)為紙質(zhì)圖書和報刊將會消亡。但是幾十年過去了，今天的紙質(zhì)圖書和報刊仍然紅紅火火，出版界仍然是紙質(zhì)與電子“雙軌制”，而沒有出現(xiàn)電子圖書報刊獨(dú)行天下的“單軌制”。這為我們看待電子檔案提供了一個對照參考。電子圖書是如此，電子檔案恐怕也會如此。

5. 所有檔案全開發(fā)

要對電子檔案及非電子檔案進(jìn)行全部的智慧性開發(fā)，即進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘和自主推送。過去對檔案的開發(fā)都是部分的、有重點(diǎn)的，而在當(dāng)今的電子時代、大數(shù)據(jù)時代、云計算時代、人工智能時代、智慧社會時代，對檔案的開發(fā)將是全部的、全面的、所有的，這就是全開發(fā)。不但對電子檔案全部進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘和主動推送，而且對非電子檔案，如紙質(zhì)檔案、錄音檔案、照片檔案、錄像檔案等，也要通過各種識別轉(zhuǎn)換技術(shù)把它們的信息全部轉(zhuǎn)化成可處理的數(shù)據(jù)，并全部進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘和主動推送，即進(jìn)行智慧性開發(fā)。所謂智慧性開發(fā)是利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、人工智能技術(shù)、主動推送技術(shù)等，對所有電子信息或電子數(shù)據(jù)進(jìn)行邏輯分類、統(tǒng)一組合、集中排列、深度挖掘、重新生成、關(guān)聯(lián)性開發(fā)、主動推送。它不但讓電子檔案中的全部信息之間產(chǎn)生各種新的關(guān)聯(lián)，而且讓電子檔案同數(shù)據(jù)庫中的其他信息也產(chǎn)生新的關(guān)聯(lián)。這種新的關(guān)聯(lián)在檔案中的原有信息基礎(chǔ)上形成了新的信息，讓檔案中原有的智慧重新聚合成了新的智慧，而且它還可以根據(jù)利用者的喜好主動地、智慧性地向利用者推送他想要的其他有關(guān)聯(lián)的信息，從而為檔案利用者提供新的、全面的、有關(guān)聯(lián)的、帶有一定人類智慧性的信息，把檔案中的信息、數(shù)據(jù)、知識、思想、智慧變成人的外腦。在這種開發(fā)中，每一份檔案都不會被埋沒，都會發(fā)揮自己的作用、顯示自己的價值。所以，在全部性開發(fā)中，每一份檔案都有其價值，檔案越多，價值越大。這種全信息、智慧性開發(fā)是一種完全有別于傳統(tǒng)開發(fā)的新型開發(fā)，是一種比傳統(tǒng)開發(fā)形式升了一級、換了一代的迭代更新了的高級開發(fā)，是檔案開發(fā)的新方向、新趨勢、新任務(wù)。

如何做到“全部性管理”

要做到以上這“五個全”，就需要我們進(jìn)一步解放思想、打破框框，轉(zhuǎn)變對檔案工作的認(rèn)識，對規(guī)章制度加以修改，對做法加以調(diào)整。

一要轉(zhuǎn)變對檔案范圍的認(rèn)識。要認(rèn)識到，不但我們現(xiàn)在已經(jīng)稱之為檔案的那些東西屬于檔案范圍，而且我們現(xiàn)在還沒有稱之為檔案的一些文書、文件、文獻(xiàn)、記錄、數(shù)據(jù)、信息等，也屬于檔案范圍。如，司法界常用的訴訟文書、裁判文書、法律文書等各種文書，中央文件中常說的執(zhí)法記錄、領(lǐng)導(dǎo)干部干預(yù)司法案件記錄、司法人員干預(yù)司法案件記錄、扶貧記錄等各種記錄，信息領(lǐng)域常說的電子數(shù)據(jù)、電子文件、法人信息、個人信息等，不都是應(yīng)該作為檔案來看待、來認(rèn)識、來對待的嗎？

二要轉(zhuǎn)變對檔案價值的認(rèn)識。檔案不僅具有原生價值，而且具有衍生價值；不僅具有憑證價值，而且具有記憶價值；不僅具有行政價值，而且具有學(xué)術(shù)價值；不僅具有現(xiàn)實(shí)價值，而且具有歷史價值；不但對其形成者具有利用價值，而且對其涉及者、研究者、所有者也具有利用價值；不但對經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會的發(fā)展有價值，而且對人們的休閑娛樂、認(rèn)識深化、思想豐富、素質(zhì)提高等也有價值。特別是在大數(shù)據(jù)時代，通過一系列技術(shù)和算法對所有檔案進(jìn)行整合、分析、挖掘以后，檔案的價值會比以前時代有所增值。每一件檔案，只要它有與眾不同的、獨(dú)特的信息，它就會成為以往信息資源的一部分，與其他信息一起而集合成為被挖掘出來的新資源，它都會成為一個智慧點(diǎn)，為未來的智慧管理發(fā)出一分熱，為未來的智慧社會發(fā)出一分光，它都會為人類通往智慧時代的大道鋪上一粒石子。也就是說，在大數(shù)據(jù)時代、在智能化時代、在智慧管理時代，每一件檔案都不是多余的，都不是無價值的，管理每一件檔案，都會對社會有集體的回報、有正面的收益。這些收益既可能是物質(zhì)的、經(jīng)濟(jì)的，也可能是精神的、文化的。

從長遠(yuǎn)的角度看，不僅對檔案歸檔保存并加以管理利用的總收益必然要大于其總耗費(fèi)，檔案工作對人類的總貢獻(xiàn)也必然要大于其總耗費(fèi)。如果用公式來表示，則是：利用檔案的總收益（L）大于等于管理檔案的總成本（G），即L≥G。檔案工作的總收益（D）等于利用檔案的總收益（L）減去管理檔案的總成本（G），即D=L-G。其中，總收益（D）必然是正值，也就是說檔案工作一定是增值的。這也可以說是檔案的價值原理，或者說是檔案工作的增值定律。這就是為什么幾千年來人類總是在開展檔案工作，檔案工作為什么又總是生生不息、越做越大的根本原因。如果不是這樣，有誰愿意開展檔案工作呢？檔案工作又怎么會代代傳承下來呢？檔案從業(yè)人員又怎么會越來越多呢？檔案職業(yè)又怎么會越來越紅火呢？我們檔案人必須弄清楚這個基本的重要公式。我之所以說它重要，是因為它揭示檔案和檔案工作之所以重要的基本原理，為人們重視檔案、重視檔案工作提供了理論基礎(chǔ)。

實(shí)際上，檔案的價值還不止于此。人類為什么會離動物界越來越遠(yuǎn)、一代比一代更聰明呢？一個重要秘訣就在于檔案和檔案工作幫助人類把所思所想、所作所為記錄下來，并且作為檔案保存下去，讓后人加以學(xué)習(xí)、傳承和借鑒。這才使人類的知識經(jīng)驗越來越豐富，每一代人都能夠站到前人的肩膀上，比前人看得更遠(yuǎn)，看得更清。這是檔案和檔案工作在人類發(fā)展史上的重要作用和對人類發(fā)展的重要價值。檔案人一定要對檔案價值有新的認(rèn)識，特別要明白：檔案是財富，不是包袱；檔案是資源，不是耗點(diǎn)；檔案會增值，不會增耗。一定要轉(zhuǎn)變過去那些認(rèn)為檔案沒有價值，檔案工作不會增值，檔案越多包袱越重、越少越節(jié)約成本的錯誤認(rèn)識，一定要改變過去那些導(dǎo)致把檔案搞得越來越少的錯誤做法。

三要修改或重新制定電子檔案的歸檔范圍和保管期限表。要改變過去紙質(zhì)檔案時代的檔案價值觀和檔案鑒定理論，重新確立適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代、云計算時代、智能化時代、智慧管理時代要求的電子檔案的價值觀和鑒定理論與方法，重新修改或重新制定電子檔案的歸檔范圍和保管期限表，確保每個檔案形成單位自身形成的和與自己有關(guān)的這2大類電子檔案全部歸檔、全部留存、全部得到管理與利用。

四要進(jìn)一步修改各級國家檔案館的接收范圍。注意把本級行政區(qū)域內(nèi)的以下幾類單位的檔案列入接收范圍：所有黨政機(jī)關(guān)、國有企業(yè)、事業(yè)單位及其各級下屬單位；所有愿意向檔案館移交檔案的民營企業(yè)、社會組織、家庭和個人；所有臨時撤銷但檔案無單位承接的撤銷單位。這樣才能確保所有檔案都有最終的歸屬，都不會散失掉。

五要進(jìn)一步擴(kuò)大檔案主管部門監(jiān)督、指導(dǎo)、幫助建檔的單位的范圍。原則上應(yīng)把本級行政區(qū)域內(nèi)的所有立檔單位都作為其監(jiān)督、指導(dǎo)、幫助的范圍，而不應(yīng)區(qū)分其性質(zhì)和層級。

六要進(jìn)一步修改與檔案歸檔范圍、檔案館接收范圍、檔案主管部門監(jiān)督指導(dǎo)幫助單位范圍相關(guān)的其他檔案工作法規(guī)制度。從而為上述的修改掃清障礙、提供支持或與之適應(yīng)。

七要對紙質(zhì)檔案、照片檔案、音像檔案等非電子檔案全部數(shù)據(jù)化。各個檔案館（室）要盡快利用各種文字識別技術(shù)、語音轉(zhuǎn)換文字技術(shù)等，把紙質(zhì)檔案或其數(shù)字化圖像及照片檔案、音像檔案等的全部內(nèi)容轉(zhuǎn)化成電腦可處理的電子數(shù)據(jù)，也就是對它們進(jìn)行數(shù)據(jù)化，從而為對它們進(jìn)行全信息的智慧性開發(fā)創(chuàng)造條件。

八要對電子檔案和非電子檔案的所有電子數(shù)據(jù)，全部進(jìn)行智慧性開發(fā)。也就是說，各個檔案館（室）要積極利用數(shù)據(jù)挖掘和自主推送技術(shù)，對所有電子信息或電子數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一組合、集中排列、深度挖掘、重新生成、主動推送，為檔案利用者提供豐富的、全面的、有關(guān)聯(lián)的、帶有一定人工智慧性的信息，把檔案中的信息、知識、思想、智慧，變成人的外腦，把檔案館（室）建成智慧檔案館（室）。

綜上所述，電子檔案讓檔案工作進(jìn)入“全時代”的“全”包括的是：檔案主管部門對立檔單位的全指導(dǎo)，立檔單位對所形成電子檔案的全歸檔、全留存，檔案館對應(yīng)接收電子檔案的全接收，檔案館和檔案室對所存檔案的全備份、全部數(shù)據(jù)化、全部智慧性開發(fā)。這就是我所說的“全時代”的全部含義，也是我對檔案工作發(fā)展趨勢的粗淺觀察和總結(jié)，是我從2016年以來就一直縈繞腦際、揮之不去的不成熟想法，是我從2017年開始已在多個學(xué)術(shù)場合提出過的學(xué)術(shù)觀點(diǎn)。

恩格斯曾說過：“一切社會變遷和政治變革的終極原因，不應(yīng)當(dāng)?shù)饺藗兊念^腦中，到人們對永恒真理和正義的日益增進(jìn)的認(rèn)識中去尋找，而應(yīng)當(dāng)?shù)缴a(chǎn)方式和交換方式的變更中去尋找。”我提出電子檔案管理應(yīng)由“選”到“全”轉(zhuǎn)變、檔案工作正從“選時代”向“全時代”邁進(jìn)的觀點(diǎn)并不是我頭腦中的想象，而是檔案工作的對象和外部條件發(fā)生的根本性變化讓我感受到了這一點(diǎn)，讓我看到了其必然性和必要性，并對此深信不疑。