《檔案服務外包工作規范 第3部分：檔案管理咨詢服務》（DA/T 68.3—2020，以下簡稱《規范》）規定了檔案管理咨詢服務外包相關方的工作，包括檔案管理咨詢服務內容、發包方工作規范、承包方工作規范、工作流程、信用評價與質量監督等要求，適用于機關、團體、企事業單位及其他組織開展檔案管理咨詢服務外包工作?！兑幏丁酚蓢覚n案局于2020年5月18日發布，2020年6月1日起正式實施。
制定背景
隨著經濟高速發展和政府職能轉換，在提倡政府購買服務、政府數字轉型和發展檔案事業大數據的背景下，檔案服務外包的社會需求迅速增長,提供檔案服務的機構也應運而生并快速發展。但是，由于缺乏統一的標準規范，發包單位對檔案服務外包項目放任自流，沒有承擔應承擔的責任；承包方服務無標準操作依據，實施流程不規范，造成服務質量參差不齊。服務過程中產生的材料未及時歸檔，服務成果的權益、保密要求、知識產權等容易被忽視。
檔案管理咨詢服務作為檔案服務外包中除整理、數字化和寄存等類別外的一項十分重要的外包服務，不僅可以彌補檔案行政管理部門指導資源緊缺的情況，輔助其為社會提供相對較為專業的檔案管理工作指導，還可以從基礎性和決策性上保證檔案管理工作符合檔案事業發展的要求。
在浙江，雖然省檔案局已出臺了《關于促進我省檔案服務業健康發展的意見》，也開展了檔案服務企業信用評價，對檔案服務業的健康發展起到一定的促進作用。但是，在此之前，全國各地并沒有一項針對檔案管理咨詢如何規范服務的規定。隨著《檔案服務外包工作規范 第1部分：總則》（DA/T 68.1—2020，以下簡稱《總則》）的發布，檔案管理咨詢服務外包工作被正式明確提出，不再依附于整理和數字化等檔案服務工作中。因此，檔案管理咨詢服務外包的工作規范的出臺，顯得尤為重要。
編制思路及特點
1. 編制思路
《規范》從檔案管理咨詢服務內容、發包方工作規范、承包方工作規范、咨詢服務工作流程、信用評價與質量監督五大方面對咨詢服務外包進行了全過程規定，可為機關、團體、企事業單位及其他組織開展檔案管理咨詢服務外包工作提供參考依據?！兑幏丁返闹贫▽⒆鳛橹笇Ц鳈n案服務業機構開展檔案管理咨詢服務的依據，規范檔案管理咨詢服務項目開展，提高檔案服務業服務水平和服務質量，實現檔案服務業服務能力新提升。
2. 特點
一是依法依規起草《規范》條文。嚴格遵循國家和檔案行政管理部門頒布的法律、法規、規章和規范性文件起草標準條文，使該標準提出的各項條款合法合規。二是著眼于管理流程的規范性。為發包方、承包方列出了檔案咨詢服務工作具體內容和工作規范，并將咨詢服務工作流程細化，為各方提供了可操作性的依據。三是提供服務質量監督途徑。對承包方提供的檔案管理咨詢服務外包工作進行評價和服務成果進行質量監督，建立企業信用評價檔案。
主要內容解讀
1. 定義
《規范》不僅對檔案管理咨詢、檔案管理咨詢服務機構的定義進行了明確，還對從事檔案管理咨詢服務的人員及能力要求進行明確。
（1）檔案管理咨詢
《規范》定義為：承包方受發包方委托，運用先進的管理思想、科學方法和技術手段，通過調查、研究、分析為發包方提供檔案工作體系設計、檔案管理方案設計、檔案信息開發利用方案設計、檔案信息化方案設計、檔案外包服務項目方案設計、檔案科研、檔案工作用房建設咨詢、檔案工作評估、檔案培訓等服務的行為。該定義清楚地將檔案管理咨詢與檔案整理、保管等區分開來，界定了業務邊界。
（2）檔案管理咨詢服務機構
《規范》定義為:依法設立、提供檔案管理咨詢服務、實行獨立核算的社會組織。該定義明確規定約束的對象為社會組織，而非個人。也就是說，個人提供的咨詢，無論口頭的，還是書面的，都屬于個人行為，不適用于該標準的操作規則。
（3）項目經理
《規范》定義為：檔案管理咨詢服務機構派出的，對整個項目策劃、實施進行全面管控的管理人員。明確了提供咨詢服務的人員屬性，必須是由檔案管理咨詢服務機構派出的，能夠對整個項目策劃、實施進行全面管控的管理人員。
（4）咨詢員
《規范》定義為：檔案管理咨詢服務機構派出的，在項目經理領導下具體承擔咨詢工作的人員；明確了實施咨詢服務全過程人員的工作隸屬屬性。
2. 檔案管理咨詢服務內容
《規范》結合目前市場上的需求和未來可能衍生的項目，對咨詢服務的內容作了說明，以供參考。《規范》明確咨詢服務的內容是技術咨詢而非技術實施：如《規范》中羅列的關于檔案工作體系設計服務，是指為發包方提供檔案工作戰略規劃編制、檔案工作機制策劃、檔案管理制度和業務規范編制、檔案工作流程設計等服務的行為。明確發包方建立檔案工作體系所需的內容和承包方應提供相應的內容。又如《規范》中關于檔案管理方案設計服務，是指為發包方提供文件資料的收集、整理、鑒定、保管、查詢、統計等管理方案咨詢服務的行為，與早前市場上統稱的檔案整理咨詢服務作了清楚的界定。
3. 發包方工作規范和承包方工作規范
《規范》在遵循《總則》的基礎上，歸納出檔案咨詢服務工作的特點，對發包方和承包方的工作提出了應承擔的責任和應履行的義務。
《規范》要求，項目的確定是發包方應遵循國家法律法規、有關工作標準等規定，在項目發包前，對檔案管理咨詢的需求進行信息敏感性評估，確定咨詢服務外包的范圍、內容，明確涉密或敏感信息項目的服務外包承包方須持有涉密資質等特殊要求，編制科學、合理、可行、標的明確的招標文件。無須對外招標的項目參照該部分執行。
《規范》要求，在合同執行與監督中，對于檔案咨詢服務成果的權益，就應在合同中明確。有利于行業的健康發展，有利于孵化優質的檔案管理咨詢服務機構?！兑幏丁访鞔_承包方應以發包方需求為中心，在咨詢服務流程中按照PDCA（計劃—實施—評估—改進）循環執行，持續提升服務質量和用戶滿意度。對應到工作流程中，就是要實現全過程管理并持續改進。
《規范》還對承包方的服務能力建設十分看重，從5個維度對承包方的服務能力提了最基礎的要求：一是承包方應依法取得法人資格，并具有檔案管理咨詢相關業務范圍的資質。二是在開展檔案管理咨詢服務之前，承包方應根據發包方的實際需求進行調查研究，明確完成目標所需的人員、時間、技術、設備、制度等條件。三是承包方應與員工簽訂安全保密協議，履行用人單位管理義務，維護檔案安全。四是承包方應根據項目需要，配備具有相應知識水平、工作經驗和業務能力的項目經理和咨詢員，并保證項目團隊成員在服務過程中的穩定性。五是承包方應組織項目人員參加檔案管理崗位培訓、繼續教育和相應業務培訓，不斷提升服務能力。
4. 工作流程
工作流程是《規范》的核心，從洽談到簽訂合同再到項目實施、工作開展、項目驗收、后續工作，《規范》對服務的全過程進行了描述，步驟清晰、要求明確，具有可操作性又不失靈活。
《規范》提出發包方與承包方通過商務洽談明確咨詢服務的目的、內容和需求的，承包方根據洽談結果制定咨詢服務建議方案，基本確定服務目標、范圍、工作方法和計劃、人員及費用等應在合同體現出來的內容。
《規范》明確合同簽訂可按照相關法律法規或參照《總則》中的模板來簽訂合同。
為更好地開展檔案管理咨詢服務，《規范》提出項目實施應分為兩個步驟，第一個是工作準備，第二個是工作開展。項目實施正常情況下都應在簽訂合同之后，若遇到特殊情況，可由發包方和承包方協商確定，但在項目實施之前，首先應做好工作準備，實施前承包方應成立項目組，確定項目經理和咨詢員，明確職責、服務內容、進度和要求，還要與發包方確定工作場所，配備相應設施，制定服務細則。準備工作完成后，承包方咨詢服務團隊的人員務必開展實際調研。根據服務的內容，經調研分析設計，形成相應的咨詢成果。成果的形式不局限于《規范》中羅列的3項。承包方提交的初步成果由發包方進行審定，審定依據主要是合同條款，審定方式可由發包方組織確定，最后的審定應形成書面意見給到承包方，承包方再次改進，并提交改進后的成果。
《規范》規定，項目驗收分為項目自評和項目驗收。自評是項目完工后，承包方對項目成果進行自評，形成咨詢服務工作總結報告，報告內容至少應包括項目概況、合同變更與履行情況、項目成果統計表、經驗與存在問題總結、后續改進對策等。驗收是根據合同約定，發包方應組織相關部門或專家組對成果的技術指標、可行性、效果質量等方面進行驗收，出具驗收報告。
后續工作，費用核算明確發包方是根據項目合同、驗收報告等進行結算并支付服務費用。一次咨詢服務完成的材料，承包方最好能及時歸檔，不僅有利于承包方形成相對完善的檔案咨詢服務經驗，更有利于承包方回看回查、總結、改善和提高。最后對發包方進行回訪，總結項目情況并持續改進。
5. 信用評價與質量監督
《規范》從信用評價、服務質量監督和服務質量投訴3個方面給出了參考意見，都可為承包方選擇發包方提供擇優的依據。《規范》將《檔案管理咨詢服務評價意見》《受理投訴登記表》作為附錄，建立相對統一的評價標準，方便發包方對承包方進行有效的選擇。
作者單位：浙江省檔案事務所有限責任公司
