為全面認真貫徹落實中共海南省委辦公廳、海南省人民政府辦公廳關于轉發《中共中央辦公廳、國務院辦公廳轉發<國家檔案局關于在地方機構改革中加強檔案工作的意見>的通知》精神，進一步加強市縣機構改革檔案處置工作，確保檔案安全，海南省檔案局2020年10月27日印發《海南省檔案局市縣機構改革檔案處置安全工作檢查的通知》，于10月至11月份，對市縣機構改革檔案處置安全工作進行檢查，通過聽取匯報、實地查看、交換意見等方式，對市縣檔案局、檔案館、涉改部門的監督指導、檔案接收進館、檔案整理移交等方面進行了檢查。
各市縣檔案主管部門制訂了機構改革檔案處置工作意見，對涉改單位和部門的檔案管理工作提出具體的處置辦法和要求，明確涉改單位檔案歸屬與流向、移交檔案門類、移交要求以及新組建單位編制文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表等；同時因地制宜，采取多種方式，加強對機構改革檔案的指導和培訓。市縣檔案館在深入調研的基礎上，開展機構改革檔案的接收工作，18個市縣共接收15706卷316715件檔案進館。
在檢查過程中也發現，部分涉改單位領導重視不夠，檔案工作職責不明確，檔案人員和資金落實不到位，導致本單位的檔案工作開展緩慢；檔案人員變動頻繁，缺乏基本的檔案業務知識，檔案業務水平不高，造成檔案整理不規范；文件收集不齊全，注重文書檔案的收集、歸檔，忽視對建設項目檔案、聲像檔案、專項檔案、實物檔案的收集、整理、歸檔和移交工作等。
通過檢查，促進市縣檔案主管部門進一步加強對涉改單位機構改革檔案工作的領導，督促做好文件材料的整理歸檔工作，依法確定檔案的歸屬流向，確保檔案齊全、完整與安全，防止出現因接收不及時出現檔案遺失等問題。
