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近日，江西省檔案館出臺(tái)了《江西省檔案館電子檔案移交與接收管理暫行辦法》。《辦法》分總則、電子檔案的收集、電子檔案的數(shù)據(jù)要求、電子檔案的移交與接收、附則等5章共21條，對(duì)確保有保存價(jià)值的電子文件及其元數(shù)據(jù)及時(shí)歸檔、規(guī)范、可信、安全并按時(shí)移交和有效利用具有較強(qiáng)的指導(dǎo)性和可操作性。

《辦法》明確，電子檔案是指機(jī)關(guān)單位在公務(wù)活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存和利用價(jià)值的數(shù)字檔案資源，包括立檔單位信息系統(tǒng)需要?dú)w檔的各門類電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字副本及其他數(shù)字資料等。電子檔案元數(shù)據(jù)包括各門類電子檔案的電子目錄和系統(tǒng)自動(dòng)捕獲的電子檔案元數(shù)據(jù)。

《辦法》規(guī)定，省直單位一般自電子檔案形成之日起5年內(nèi)向省檔案館移交，在其紙質(zhì)檔案進(jìn)館時(shí)必須同步移交電子檔案或數(shù)字副本，同一年度不同門類的電子檔案應(yīng)同時(shí)移交。移交的電子檔案應(yīng)完成電子檔案的格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)捕獲、整理、鑒定、編目、著錄、命名、查殺病毒等各項(xiàng)工作，電子檔案的數(shù)據(jù)移交可采用離線或在線兩種方式進(jìn)行。省直單位移交的各門類電子檔案應(yīng)齊全、完整，完整記錄相關(guān)元數(shù)據(jù)和背景信息，其內(nèi)容與元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)保證真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。電子檔案門類包括保管期限為永久或定期30年的文書檔案、專業(yè)檔案、科技檔案和照片檔案、錄音檔案、錄像檔案。文書類電子檔案內(nèi)容應(yīng)當(dāng)保證正本、定稿或者重要文件的修改稿、公文處理單等保存完整，有記錄修改過程的彩色留痕稿的也應(yīng)當(dāng)保存，文件紅頭、電子印章保存完整。專業(yè)類電子檔案的收集應(yīng)按照國(guó)家和相關(guān)專業(yè)主管部門的規(guī)定執(zhí)行，無規(guī)定的可參照文書類電子檔案收集的要求。科技類電子檔案的收集應(yīng)符合科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求。照片類、錄音類、錄像類電子檔案內(nèi)容保證照片人物形象清楚，音頻、視頻中的語音、影像清晰。傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字副本和元數(shù)據(jù)的制作應(yīng)符合《紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理與技術(shù)規(guī)范》的要求。文書類電子檔案以件為整理單位、科技類和專業(yè)類電子檔案以卷為整理單位、照片類電子檔案以張（或一組組合照片）為整理單位、錄音錄像類電子檔案以件為整理單位，采用檔號(hào)作為唯一標(biāo)識(shí)符對(duì)電子檔案命名。電子檔案格式應(yīng)具備格式開放、不綁定軟硬件、顯示一致性、可轉(zhuǎn)換、易于利用、可長(zhǎng)期保存等性能。