近日，南寧市檔案局、市扶貧辦聯合印發《關于做好精準扶貧檔案工作的指導意見》（以下簡稱“《指導意見》”），對全市做好精準扶貧檔案工作提出了明確意見。
《指導意見》重申了做好精準扶貧檔案工作的重要意義，指出精準扶貧檔案是真實記錄“十三五”脫貧攻堅戰的歷史憑證，是現在和今后研究工作、制定政策、解決問題的重要參考依據。做好精準扶貧檔案工作是迎接脫貧摘帽測評驗收，更好地服務南寧市打贏脫貧攻堅戰的一項重要工作，也是進一步貫徹實施《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》等法律法規的實際需要。
《指導意見》明確精準扶貧檔案工作的總體要求是，為全面打贏脫貧攻堅戰提供合格的檔案憑證，以最終接收“進館入室”為終極目標。
《指導意見》要求精準扶貧檔案工作務必堅持做到“六個規范”。
一是歸檔要規范。精準扶貧檔案歸檔要嚴格按照自治區扶貧開發領導小組制定印發的《精準扶貧檔案歸檔清單》（2016-2017年版）中對市、縣（區）、鄉（鎮）、行政村、貧困戶（脫貧戶）歸檔的類別、目錄和要求認真收集歸檔，做到“應收盡收、應歸盡歸”，任何單位和個人不得占為己有或擅自銷毀。各級各部門不能擅作主張、隨意增減，更不能標新立異、層層加碼。另外，精準扶貧檔案要收集原件歸檔，尤其是確定保管期限為永久和30年的檔案務必原件歸檔，嚴禁用復印件歸檔。原件歸檔確有困難的，要采用掃描件歸檔。
二是整理要規范。要根據自治區《精準扶貧檔案管理辦法》規定，精準扶貧檔案應當分門別類整理，要分別按照國家、自治區檔案行業有關規則和要求進行規范整理。具體整理方法要嚴格按照《廣西壯族自治區精準扶貧檔案歸檔文件整理規程》執行。各縣、區檔案局要會同扶貧辦加強監督、指導，及時糾正檔案整理中的不規范問題。
三是移交要規范。精準扶貧檔案的移交時間要按照《南寧市檔案管理辦法》有關規定執行。即“列入市、縣國家檔案館接收范圍的檔案，自檔案形成之日起滿5年向市、縣國家檔案館移交”；“列入城區國家檔案館接收范圍的檔案，直屬單位自檔案形成之日起滿1年、鄉鎮或者街道辦自檔案形成之日起滿5年向城區國家檔案館移交。”提前移交和移交的要求及延期移交檔案的，按照“已撤銷單位的檔案或者因保管條件惡劣可能導致檔案不安全或者嚴重損毀的，應當提前向同級國家檔案館移交。向檔案館移交檔案時，應當同時移交相關的電子文件。因特殊情況需要延長檔案移交期限的，應當經同級檔案行政管理部門同意。”規定執行。此外，移交進館后的精準扶貧檔案應統一集中存放，便于提供利用。
四是管理要規范。規范管理是檔案有效利用的重要前提和基礎。做好精準扶貧檔案的規范管理必須抓好按規章制度管理、分級負責管理兩個方面工作。
五是利用和公布要規范。檔案的利用和公布涉及檔案實體和信息的安全問題、檔案的解密問題和個人隱私問題。因此，精準扶貧檔案的提供利用要嚴格遵守《檔案法》及其《實施辦法》《南寧市檔案管理辦法》的有關規定。嚴禁任何組織和個人違法違規利用和公布檔案。
六是掃描要規范。檔案掃描，也稱為檔案數字化加工或數字化掃描加工服務等，它是把紙質的檔案轉化成電子化的檔案的一種信息化技術。通過掃描、錄入信息到計算機數據庫中，以計算機存儲檔案信息，以方便查詢和利用。根據《廣西壯族自治區精準扶貧檔案管理辦法》第十八條規定，精準扶貧檔案的掃描工作由縣級以上扶貧部門負責開展。因此，各縣、區檔案局要監督和指導扶貧辦嚴格按照《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T31-2005）《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T50-2014）《檔案數字化光盤標識規范》（DA/T52-2014）《檔案數字化外包安全管理規范》《廣西壯族自治區紙質檔案數字化技術要求》《南寧市紙質檔案數字化加工項目驗收管理實施細則》等標準規范開展檔案數字化工作，確保數字化成果符合行業規范標準。同時，要建立健全檔案掃描安全管理制度，明確專門、專人負責，特別是涉及檔案掃描服務外包的，要采取相應措施規范檔案出入庫登記制度、掃描流程管理制度和現場監管制度，落實各項安全防護措施，確保檔案實體和信息安全，堅決杜絕失（泄）密事件的發生。各縣、區檔案局要加強對檔案掃描項目的監督指導，做好數字化成果的組織驗收和數據登記備份及移交接收工作。
