為加強政府職能轉變和機構改革中檔案的管理，保證國家檔案的安全完整，防止檔案泄密和流失，合理處置機構變動單位檔案的歸屬與流向，日前，中共衡陽市委辦公室和衡陽市人民政府辦公室向各縣市區黨委、人民政府及市直有關單位聯合印發了《關于加強機構改革中檔案管理的通知》（以下簡稱《通知》），對加強全市機構改革中的檔案管理工作提出了具體要求。
《通知》要求，要高度重視機構改革中的檔案管理工作。所有機構變動單位的檔案工作均由該單位的一把手負總責，做到檔案工作與機構改革工作同部署同落實，科學制訂檔案管理和處置方案，并報同級檔案行政管理部門審核同意。屬于“撤、并、轉”的單位，要明確專門的機構和人員負責檔案的處置，檔案處置不到位，機構和人員不能散。新組建的單位和機構改革中職能發生變化的單位要及時明確檔案管理機構和檔案管理人員，建立健全檔案管理工作制度，重新編制好本單位文件材料歸檔范圍和保管期限表，報同級檔案行政管理部門審核同意后實施；要明確機構改革單位檔案的歸屬與流向。各單位在原機構變動前形成的文字、圖表、聲像、電子、實物等全部檔案（除在職人員和離退休人員的人事檔案以外）為一個整體，不得分散。《通知》還具體對各類“撤、并、轉”單位檔案歸屬和流向進行了規定，各機構變動單位要根據工作實際提出本單位檔案歸屬與流向的意見，于4月10日前報同級檔案行政管理部門審查同意后實施。凡在機構變動中發生檔案歸屬爭議等問題，由同級檔案行政管理部門負責協調解決，有關單位不得擅自處理；要保證機構改革中移交檔案的質量，切實做好機構改革中的檔案移交工作。凡向國家綜合館或新的主管部門檔案室移交的檔案必須符合檔案管理的標準規范，各移交單位要對應移交全部檔案進行系統整理、編目，不得分散，編制好移交清冊，在單位機構改革工作完成后30天內完成檔案移交任務。各單位劃定為定期保管并已到期的各類檔案，在機構改革中暫不作銷毀處置，向同級國家綜合檔案館移交時，同時移交“待銷毀檔案審批表”;要嚴肅查處機構改革中檔案違法違紀行為。機構改革的各單位要嚴格按照報同級檔案行政管理部門審核同意的檔案管理和處置方案開展工作。任何單位和個人都不得私自帶走、留存、涂改、轉移、丟失和銷毀檔案，并要保質保量按時移交檔案。機構改革中，凡違反檔案法律法規具有《通知》列舉的8種行為的，將依法予以懲處。《通知》要求，檔案行政部門要積極履責，提前介入，加強指導，嚴肅執法，以確保《通知》精神落到實處。
