5月11日，婁底市召開全市政府職能轉變和機構改革動員大會，市委書記龔武生等在婁市委常委出席，市長李薦國作動員報告，龔武生作重要講話，全市有關涉改單位工作責任人300余人參加，市委副書記徐文龍主持。
會上，市檔案局市機構編制委員會辦公室聯合印發了《關于加強機構改革中檔案管理的通知》，就機構改革中檔案管理和處置工作進行了具體安排部署。通知著重強調了四個方面：
一要充分認識做好機構改革檔案管理工作的重要性。通知指出，有關涉改單位的檔案，是其履職過程的真實記錄，是備以查考的真實憑證和歷史依據，是不可再生的寶貴資源，是國有資產的重要組成部分。各級各單位要高度重視，將機構改革檔案管理和處置工作納入機構改革總體工作中，進行同步安排部署，同步組織實施，以高度的政治責任感、使命感和對黨對國家負責、對歷史對人民負責、對婁底未來負責的精神，確保檔案的絕對安全。
二要明確檔案的歸屬與流向。通知指出，機構改革單位的檔案處置要以維護歷史真實性和完整性為原則，在機構變動前形成的全部檔案（除人事檔案外）是一個整體，不得分散。其歸屬和流向要嚴格按照通知規定執行，不得有誤。
三要切實做好檔案移交工作。凡涉改單位原機構存在期間保管與形成的檔案、改革過程中形成的檔案及其全宗卷，保管期限未到期的，一律要按國家行業標準進行規范整理，連同其永久檔案對應的數字檔案一并移交。保管期限已到期的，由原單位按規定程序進行銷毀。檔案整理不符合要求的，要返工。
四要嚴密組織實施。通知要求，各有關單位要認真組織。要摸清底數，制定切實可行的工作方案，方案要明確責任人員、檔案數質量情況、檔案處置方式和歸屬等具體問題。通知要求，各有關單位要明確任務。屬于“撤、并、轉”的單位，要認真做好檔案的整理與移交工作，嚴格辦理交接手續，檔案處置不到位，機構和人員不能散；新組建的單位要迅速成立檔案工作機構、明確檔案管理人員、建立健全工作制度、依據“三定”方案按國家檔案局8號令要求編制好本單位文件材料歸檔范圍和保管期限規定報市檔案局審批備案，有序開展檔案工作。通知還要求，各級各單位要嚴肅紀律。任何單位、部門、個人不得借機將檔案私自帶走、留存、轉移和銷毀。對在機構改革中造成檔案損毀、丟失、泄密的，將嚴格按照監察部、人社部和國家檔案局令第30號《檔案管理違法違紀行為處分規定》，嚴肅追究有關責任人員責任。
