為了推進全市檔案信息化建設，懷化市把“示范數字機關檔案室”創建作為一項重要抓手來推動。通過典型引路、檔案接收、規范化管理評估、檔案整理質量競賽活動等舉措，來引導和激勵市直單位檔案室開展數字化。在2015年市“兩辦”出臺的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》中明確了數字檔案室建設的進程，市檔案局為此制訂出臺了《懷化市數字檔案室建設測評標準》，從組織保障、數字檔案建設、電子文件歸檔、數據管理、開發利用等五個方面規范了數字檔案室的創建工作。主要做法有四個方面：一是先期在電力公司、煙草公司、財政局、住建局、公共資源交易中心等條件較好的單位開展創建活動，積累創建經驗，然后逐步在全市推開。二是通過檔案接收，將數字化內容加入進去，要求文書立卷改革后的屬于移交期限的檔案，即2001－2005年的檔案必須數字化才能接收進館。三是大力指導機關檔案室開展檔案工作規范化管理評估活動，通過檔案室上等級，來強力推進檔案數字化。四是在檔案整理質量競賽活動中，明確凡完成年度檔案數字化的單位為當然的年度檔案檢查先進單位。通過這些措施的推行，懷化市的機關檔案室數字化工作開展得如火如荼，有力地調動了各單位的工作積極性，有效地促進了全市檔案信息化建設，為同步實施的數字檔案館建設打下了堅實基礎。
