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近日，岳陽(yáng)市檔案館在要求全市進(jìn)館單位在移交紙質(zhì)檔案的同時(shí)要求移交與紙質(zhì)目錄相同的電子目錄和數(shù)字化副本以及原生電子檔案。

對(duì)電子目錄和電子檔案的接收，岳陽(yáng)市檔案局對(duì)移交單位采取“三個(gè)統(tǒng)一”的方法：統(tǒng)一檔案管理軟件、統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)、統(tǒng)一檔案原文存儲(chǔ)格式。制定了《檔案目錄電子數(shù)據(jù)報(bào)送、接收交接文據(jù)》，并對(duì)電子目錄和電子檔案的交接作了一些要求，著錄數(shù)據(jù)項(xiàng)的設(shè)置，檔案數(shù)據(jù)的采集等等工作必須符合統(tǒng)一的檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的要求。移交載體最好采用光盤(pán)刻錄，硬盤(pán)移交的方式，盡量避免通過(guò)網(wǎng)上移交的方式，嚴(yán)格采取保密措施，移交前需對(duì)所有數(shù)據(jù)及存儲(chǔ)方式進(jìn)行病毒及其他檢查。

目前，隨著紙質(zhì)檔案的移交，在檔案局開(kāi)發(fā)利用科的相關(guān)工作人員對(duì)每一條數(shù)據(jù)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)的情況下，已經(jīng)接收市人社局、市人防辦電子目錄22624條，預(yù)計(jì)今年140家進(jìn)館單位全部進(jìn)館的話(huà)，將接收電子目錄約200萬(wàn)條。在以后的接收工作中市檔案局將會(huì)以更嚴(yán)格的要求，把好數(shù)據(jù)的質(zhì)量關(guān)，爭(zhēng)取為今年市檔案館信息化平臺(tái)的建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)，加快推進(jìn)數(shù)字檔案館的建設(shè)，早日實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)整合和資源共享，利用先進(jìn)的檔案管理模式和管理思想，建立規(guī)范、穩(wěn)定、安全、高效的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)靈活多樣的檔案查詢(xún)方式，實(shí)現(xiàn)檔案的自助查詢(xún)以及館內(nèi)檔案的文檔一體化，達(dá)到檔案管理業(yè)務(wù)的全面信息化、自動(dòng)化。