近日，湖北省襄陽市檔案局為認真貫徹襄陽市委、市政府“兩辦”《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，大力推進檔案信息化建設，就加快全市傳統載體檔案數字化工作提出三項具體要求。
一要明確檔案數字化工作范圍、時間，積極推進。要求各單位從2015年起，將本單位具有重要價值的（指保管期限為永久、長期或30年）紙質、照片、錄音、錄像等檔案進行數字化處理，形成電子檔案，實行紙質檔案與電子檔案一同歸檔。至2017年底，要完成全部室藏各類傳統載體檔案的“存量數字化”工作。同時在向各級檔案館移交紙質檔案時，同時移交符合質量要求的電子檔案。各級國家綜合檔案館要在2020年底，完成全部館藏紙質、照片、錄音、錄像檔案數字化。
二要統一檔案數字化標準，嚴格規范。各單位要嚴格按照《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894-2002)、《湖北省紙質檔案數字化操作規程》等檔案信息化建設標準規范開展檔案數字化工作，確保檔案數字化各類數據的統一規范。
三要加強檔案數字化工作監管，確保質量和安全。各級檔案行政管理部門要加強業務監督和指導，嚴格按照《湖北省紙質檔案數字化操作規程》，對紙質檔案數字化形成的數據及檔案實體還原情況進行檢查驗收，確保檔案數字化轉換質量及數據有效利用。各單位在檔案數字化工作中，要建立健全檔案出入庫登記制度、掃描流程管理制度和數字化加工設備管理制度、現場監管制度，配備各項安全防護措施，加強檔案掃描中的保密工作，嚴防失泄密事故的發生。要按照《檔案數字化外包安全管理規范》的要求，選擇具備相關資質要求的數字化服務機構承擔檔案數字化加工，嚴禁外包給沒有資質、不具備保密能力的機構。數字化服務機構聘用的工作人員須簽訂保密承諾書，接受檔案行政管理部門的檔案業務培訓，并取得檔案管理從業資格證書方可上崗。
