為規范依法行政行為，青島市檔案局今年建立了“新建單位檔案工作書面告知制度”和“監督指導通知書制度”等兩項制度，首次以正式文件（統一文號為“青檔監督字”）形式下發“納入檔案監督指導和接收進館范圍通知書”和“檔案工作監督指導通知書”等檔案工作監管意見，以此規范和完善青島市機關檔案監督執法規范化建設。
采取將檔案工作監管意見通過“書面告知”形式告知監管對象的做法，一是可以規范檔案行政管理部門執法行為，以書面形式下發監管意見，其中每項監管意見都要有充分的法律法規依據，以此可提高監督指導人員依法監管、規范監管水平，避免以往口頭指導的隨意性。二是以“書面告知”形式提出的監管工作意見，與以往口頭通知相比，更能得到該單位有關領導的重視，并通過領導批示等形式快速得到辦理。今年以“青檔監督字”制發的監管意見，均得到有關單位領導的高度重視。市政務服務和公共資源交易管理辦公室有關領導看到市檔案局制發的要求該單位建立檔案工作的通知書后，要求秘書處盡快落實檔案工作人員，建立檔案工作，開展規章制度和歸檔范圍調研，并在檔案工作設施設備配備方面給予專門批示。該單位檔案工作人員因此對檔案工作也是格外關注，工作積極性大大提高，以前需要監督指導人員跑上幾次才能完成的工作，這次通過一個“書面告知”文件就順利完成，監管效率得到較大提高。
青島市檔案局下一步將繼續發展完善此項工作機制，不斷豐富“書面告知”工作機制的內涵，提高青島市依法行政水平，促進檔案監督指導規范化建設。
