近期，煙臺市檔案館順利完成32561卷公證檔案的接收進館工作。此次接收進館的公證檔案為2010-2013年形成的民事、經濟、涉外、涉臺等各類公證檔案，至此煙臺市檔案館已經基本完成了對魯東公證處積存公證檔案的接收進館整理工作。
2010年煙臺市檔案館與煙臺市魯東公證處協商決定，煙臺市魯東公證處將陸續把自1984年成立以來的公證檔案全部移交給煙臺市檔案館，由煙臺市檔案館對這部分公證檔案進行整理保管，并進行信息化建設。近年來，經過雙方工作人員細致周密的工作，共完成了1984-2013年形成的79339卷公證檔案進館，并開展了這部分公證檔案的信息化建設。
煙臺市檔案館高度重視公證檔案的進館、保管、整理及利用等工作，全面存好、管好、用好這部分檔案。首先，為存儲公證檔案清理庫房。煙臺市檔案館自接收公證檔案進館伊始就多方協調，深入調研，做好公證檔案進館規劃工作，辟出約600米的密集架檔案庫房以備存儲。其次，做好公證檔案清點移交工作。每次進館工作人員都要對照目錄逐本清點案卷序號，對個別缺號、錯號案卷及時做好記錄，并做好入庫案卷的消毒、編目、上架等工作，確保檔案不遺失。再次，開展公證檔案整理及信息化建設工作。公證檔案進館后，煙臺市檔案館針對這部分檔案的保存現狀及館藏檔案管理辦法，對該部分檔案重新編號貼號，現已完成貼號2868盒；煙臺市檔案館還開發了專門的公證檔案信息管理系統，開展公證檔案機讀目錄數據著錄工作，建立了專門的公證檔案數據庫。另外，協助公證處做好公證檔案開發利用工作。針對繼承檔案利用率高的特點，魯東公證處2014申請將這類檔案重新提回公證處方便查閱，煙臺市檔案館工作人員接到任務后認真排查，共提出731卷繼承檔案由魯東公證處帶回，并將提取證明存放進卷宗，辦理好交接手續；為更好地開展公證檔案的開發利用工作，煙臺市檔案館還建立了專門的公證檔案查閱復制登記簿，專簿專用，自公證檔案進館以來為社會各界提供利用100余人次，為人民群眾解決諸如繼承、債務糾紛等問題提供了重要依據，對化解社會矛盾等起到了檔案應有的作用。
公證檔案全面進館極大地豐富了館藏檔案數量，優化了館藏結構，也最大限度地保證了公證檔案的安全保管和提供查閱的便利。在今后的工作中，煙臺市檔案館將繼續深抓館藏資源體系建設，積極配合市委市政府相關部門工作，進一步發揮檔案服務社會服務現實的作用。
