近年來，青島市檔案局在機關檔案年度檢查中發現各單位在歸檔文件材料齊全完整方面的問題存在一些共性問題，重點集中解決這些“共性問題”是提高機關檔案歸檔齊全完整水平的重要途徑。為此，青島市檔案局建立“歸檔齊全完整問題清單”制度。從年初開始，機關檔案監督指導人員在業務指導、定期巡檢、年度檢查過程中隨時記錄各單位存在的歸檔齊全完整方面的問題。年度檢查完畢后將年度機關檔案監督指導過程中發現的機關文件材料歸檔齊全完整問題進行匯總分析，總結了10項各機關文件材料歸檔不齊全的共性問題，既包括會議記錄、干部調入調出介紹信存根等歸檔難點文件材料，也包括收文辦理結果、新任領導班子合影等歸檔時容易忽視的文件材料，綜合形成2016年機關文件材料“歸檔齊全完整問題清單”。
“清單”一是作為青島市機關年度檢查通報附件形式印發各機關，提高各機關檔案分管領導的知曉度和重視度，提示機關檔案工作人員注意歸檔；二是加強各機關涉及“清單”內容歸檔的監督指導，將“清單”內容是否歸檔作為下一年機關檔案年度檢查的項目之一進行重點檢查，并在機關檔案業務培訓時進行重點講解；三是通過機關檔案微信公眾號發布“清單”內容，最大范圍內提醒各機關檔案工作人員注意“清單”內容是否歸檔，在全市營造關注、重視“清單”內容歸檔的氛圍，以此方法提高這部分文件材料歸檔齊全完整程度。青島市檔案局將在后續的監督指導過程中加強“清單”問題的跟蹤檢查，進一步擴大“問題清單”涵蓋范圍，以此方式不斷提高機關檔案齊全完整和規范管理水平。
