青島市城陽區檔案館以群眾需求為中心,服務大眾、服務民生,搭建文檔服務連心橋;以信息技術為支撐,建設方便人民群眾查閱檔案、咨詢檔案的平臺,開展民生檔案便民服務工作先行先試,在檔案服務中切實增強群眾的獲得感,受到群眾的好評。
一是加強共商共建,構建資源共享平臺。按照“實體分散,資源共享”的原則,加快推進全區民生檔案數字化步伐,以各單位、各部門檔案室為基點,利用城陽區檔案館數據平臺,實現檔案數據共享。特別是加強與區民政局、區人社局、區農業農村局等涉民單位合作,在區檔案館數據平臺建立各種民生檔案專題數據庫,形成“館室聯動”的民生檔案“一體化”利用服務平臺,打破了檔案館僅立足館藏資源提供利用服務的固有“路徑依賴”,推動了檔案服務“供給側”改革,為人民群眾提供“一站式”檔案查閱利用服務。目前,“一體化”平臺已建立婚姻、知青、畢業生登記、失業人員登記、環保、土地等10個專題民生檔案數據庫,共享條目12.7萬余條。
二是著力互聯互通,提升公共服務能力。推進“互聯網+公共服務”建設,深化檔案數據應用,與青島市檔案館、青島市其他九個區市檔案館之間實行查檔聯動,市民只要持身份證等有效證件,按照規定辦理有關手續后,即可在區檔案館向其他檔案館查閱開放檔案信息。借助跨館、跨部門的民生檔案“一體化”平臺,通過網上查、電話查等方式切實做到讓“數據多跑路、群眾少跑腿”。目前,累計與其他區市互動20余次,切實為查檔群眾解決了實際困難。
三是夯實業務基礎,推進智慧檔案建設。按照“存量數字化、增量電子化”的要求,城陽區檔案館持續加快館藏檔案數字化進程,建立了涵蓋全部館藏的目錄數據庫,館藏檔案數字化率為100%。近年來,嚴格對照國家檔案局《數字檔案館系統測試辦法》,對硬件系統和軟件功能進行全面升級完善,率先通過了全國示范數字檔案館測評,成為山東省第一家縣市級全國示范數字檔案館,有效地提升了檔案服務網絡化、便利化水平。