為加強檔案數字化加工的外包管理，穩步推進檔案數字化建設工作。縉云縣檔案局按照“安全第一、預防為主”的原則，采取科學有效的安全管理措施，確保了檔案實物的安全。一是在掃描室安裝安全監控，全程監督，確保檔案安全無損、檔案信息無失泄密；二是建立健全掃描室工作制度。做好檔案進出清查登記，做到出庫前認真清點、登記，進庫仔細清查、驗收，防止檔案實體受損、丟失。三是注重目錄數據同全文數據的掛接和數字化檔案數據的移交、存儲、備份工作，對在存儲及后期利用中發現的問題及時進行溝通協調，確保各環節規范有序；四是用于檔案數字化的掃描、錄入、儲存設備，無關人員一律不可使用，并定期對存儲設備進行檢查、維護。五是規范掃描隊伍。一方面做好崗前培訓。對所有參與錄入人員組織培訓，確保所錄入信息準確真實，重點檔案重點內容不得外泄。
