近日，奉化市檔案局聯合市委市政府督查室對全市機關、企事業單位進行了一次檔案行政執法檢查。
此次執法檢查以自查與抽查相結合方式，對各單位的檔案管理制度、檔案管理人員的配備、檔案安全保管條件、歸檔材料的收集齊全、整理規范及缺損等內容進行了一次專項檢查。抽取了信訪局、商務局、供銷社、公共資源交管辦、錦屏街道和西塢街道6家單位進行了實地檢查。
通過這次檢查發現大多數單位檔案管理制度健全，檔案基礎業務工作進一步規范，絕大部分單位能夠做到及時收集資料和整理歸檔，檔案整理質量得到很大的提高。檔案保管條件進一步完善，各單位基本保證了有專用庫房、專用箱柜，檔案人員的安全管理意識明顯增強，檔案安全保障條件得到了較大程度的改善，基本達到了“八防”的要求；檔案信息化建設得到大力的推進，多數單位將檔案信息化納入本單位信息化建設規劃，投入必要的經費開展紙質檔案的數字化加工，建立了目錄數據庫、全文數據庫和各類專題數據庫，實現了檔案的信息化管理，提高了檔案的查閱利用的速度和準確率。
但在有些方面仍然存在薄弱環節：一是資料收集還不夠完整齊全。文件材料歸檔未做到應收盡收，未嚴格按照《文件材料歸檔范圍和保管期限表》來進行收集材料。有的單位歸檔的文件材料依然以辦公室文件為主，業務部門形成的、反映本機關重要業務職能工作或專業性的大量文件仍未歸檔。并且各單位普遍重視了紙質文件材料的收集、歸檔和整理，但對于同樣反映單位職能活動的聲像和實物檔案的收集和整理則有所欠缺。有部分單位基建檔案資料未及時進行整理歸檔。二是檔案未實行集中統一管理。少數單位的會計檔案和部分業務檔案，仍由相關科室自行掌管，沒有移交給單位檔案室實行集中統一管理。更為嚴重的是，有的科室既不移交檔案實體，也沒移交案卷目錄，游離單位檔案機構管理之外，使檔案安全保管存在一定隱患，在工作人員調動后容易造成檔案資料散失。三是檔案保管條件有待改善。有部分單位檔案庫房面積偏小，安全防范措施不到位。四是檔案員業務水平還有待進一步加強。少數單位因人事變動或檔案員兼職過多，造成業務不夠熟悉，存在檔案形成不夠規范，簽章、移交、銷毀等手續不夠完備等現象。一些單位檔案員更換過于頻繁，不利于單位檔案工作的有序銜接和檔案的長效管理。
檢查組成員與被檢單位領導交換了意見，肯定成績，指出了不足，并提出了整改意見，市檔案局和市委市政府督查室聯合對此次執法檢查進行了通報發文，有效地保證檔案執法檢查的效果，促進了各單位的檔案工作制度化、規范化、標準化建設。
