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近日《嘉興市鎮(zhèn)（街道）檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范（試行）》（以下簡稱《規(guī)范》）制定出臺。

《規(guī)范》首先明確了鎮(zhèn)（街道）檔案館必須履行的九方面職責(zé)，如落實(shí)業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、制定組織實(shí)施管理制度、監(jiān)督指導(dǎo)相關(guān)單位檔案工作、接受征集本館范圍檔案資料、確保館藏檔案實(shí)體和信息安全、開展館藏檔案數(shù)字化與備份工作及保密鑒定統(tǒng)計(jì)編研開放利用工作等。在館庫建設(shè)和設(shè)施設(shè)備方面，《規(guī)范》提出了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。其中在館庫建設(shè)方面，不僅建筑和選址上有要求，還要求檔案館需設(shè)置獨(dú)立管理區(qū)域，實(shí)現(xiàn)檔案庫房區(qū)、對外服務(wù)區(qū)、業(yè)務(wù)技術(shù)區(qū)和辦公區(qū)“四區(qū)分開”，檔案庫房面積應(yīng)滿足存放本單位及代管單位30年以上檔案的需要。在設(shè)施設(shè)備方面，消防和安防系統(tǒng)不可或缺，同時(shí)密集架、防磁柜、目錄柜等標(biāo)準(zhǔn)檔案裝具，計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀等基本設(shè)施設(shè)備，空調(diào)、除濕機(jī)等溫濕度調(diào)控設(shè)施也要妥善配置。

《規(guī)范》同時(shí)明確了檔案接收范圍和接收程序。其中，鎮(zhèn)（街道）黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、社會(huì)組織及村（社區(qū)）在工作、業(yè)務(wù)活動(dòng)中直接形成的具有長久保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子文件、實(shí)物等不同形式的歷史記錄納入接收范圍。制訂計(jì)劃做好準(zhǔn)備、確定具體移交時(shí)間、清點(diǎn)校對移交目錄……接收程序也有相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

與此同時(shí)，在檔案整理上，文書、業(yè)務(wù)、科技、會(huì)計(jì)、特種載體等各種門類、載體檔案的整理應(yīng)符合國家檔案局及國家專業(yè)主管機(jī)關(guān)制定的相關(guān)規(guī)定。在資料整理上，圖書、報(bào)刊、文件匯編、檔案史料等資料應(yīng)當(dāng)分類排列編號，制作目錄并與檔案分開存放。檔案排列、編號與排架上也有具體要求。在檔案保管上，需嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房技術(shù)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，達(dá)到防潮、防高溫、防塵、防火、防盜、防光、防蟲、防鼠、無霉變、無遺失、無差錯(cuò)的“八防”、“三無”要求，溫度濕度需控制在一定范圍。檔案館還需開展定期不定期檢查，確保檔案不丟失、不損壞、無霉變，館藏檔案原件出入庫需建立登記臺賬。在全宗管理上，《規(guī)范》指出鎮(zhèn)（街道）檔案館可按照全宗構(gòu)成條件設(shè)立檔案全宗，并以全宗為單位編制全宗卷并實(shí)行集中保管。

《規(guī)范》提出：“鎮(zhèn)（街道）檔案館還應(yīng)成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，履行對保管期滿檔案的鑒定職責(zé)?！痹跈n案利用方面，鎮(zhèn)（街道）檔案室應(yīng)設(shè)立專門閱檔室，配置便民服務(wù)設(shè)施，開展查閱、出借、復(fù)制、證明、咨詢等多種形式的檔案信息咨詢服務(wù)。在檔案信息化方面，鎮(zhèn)（街道）檔案館需注重應(yīng)用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，構(gòu)建數(shù)字檔案采集系統(tǒng)、數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和安全系統(tǒng)，配備收集整理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計(jì)匯總等功能；積極利用信息化技術(shù)推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，建立保管期限為永久、長期或30年的重要檔案全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。同時(shí)，館藏電子檔案數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)采用在線備份與離線備份、異地異質(zhì)備份與多套備份相結(jié)合的方式進(jìn)行安全備份。在鎮(zhèn)（街道）檔案館保存一定時(shí)間后，屬于縣（市、區(qū)）國家綜合檔案館接收進(jìn)館范圍的檔案應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行移交。